众所周知，财务管理是企业管理的重要组成部分。不论是什么经济成份组建的企业，不论从事何种行业的企业，除高度重视市场，重视产品的形象外，还要高度重视企业财务管理，把财务管理放在企业管理的中心位置。

    今天我本来主要要讲的是财务管理制度，但我觉得讲制度太抽象，也没有什么具体的东西可讲。所以我今天还是主要讲讲跟我们业务部门密切相关的几个环节。首先，作为财务部，我们的工作就是为业务部门提供后勤保障，使业务部门创造的利润得到最大化的体现。但在这个过程中，业务部门也要配合我们的工作，提供我们所需要的单据、材料等，以便我们更快更好的完成我们的工作，也使我们整个业务流程中大家的努力得到真正价值的体现。

    我们财务工作具体可分为：资金调度、经营核算、出口退税、核销单管理等几个环节。我这里也是整合了我们财务部的同事在这几个环节遇到的比较典型的问题，业务部门可能平时在这几个方面做的还不够的地方，在这里具体讲一下：
首先，是我们的核销单管理环节。核销就是以出口货物的价值的标准核对是否有相应的外汇收回国内的一种事后管理措施。在核销这个环节大家要注意的有如下几点：

    （1）各部门在领取核销单之前需凭成本核算单经经理审批：成功礼品、光学及出口一部由其部门经理审批，综合部及其他部门由赵阳经理审批。
    （2）领单时间应在报关前七天，如七天后仍未使用退回财务及时注销，以免造成逾期。
    （3）空白出口收汇核销单领取时应遵循“谁领单、谁用单”的原则，不得借用。
    （4）出口收汇核销单自领取之日起两个月内连同出口货物报关单（黄、白两联），出口收汇核销单，出口发票（结汇联、副联）退回财务交单，出口货物报关单、出口收汇核销单和发票显示的编号、币种、金额等要素必须一致。
    （5）交单后一个月内收汇核销，并遵循“谁交单、谁核销”的原则不得在不同客户的收汇中相互借用、顶替。当报关金额与实际收汇金额之间的差额超过一百美金时，须提供银行扣费清单核销。
    （6）对逾期未核销和逾期未交单的核销单外管局会予以罚款处理，罚款金额视出口金额而定。
    （7）核销单的遗失：如果是未使用的空白核销单须填写遗失申请报告，并经负责人签字，加盖单位公章交核销员及时向外管局挂失；已报关的核销单须先登报挂失，并向海关申请补办报关单以核销。

    其次，是我们业务部门的收款、付款部分，也就是我们的资金调度的过程。在这个过程中，大家首先要对国外客人的汇款，也就是我们平时说的收汇进行确认，具体要提供给财务的是该笔收汇的客户名称、国别、外销合同号等信息，如果该笔收汇是多个合同号的货款，我们还要对其进行分割，使每个合同号对应的金额与实际报关出口的金额相同。当然，这里允许存在着一定的偏差，因为国外的汇款还存在着银行扣费的问题。另外，所确认的客户名称、国别还必须和出口外销发票（也就是八联发票）的抬头保持一致。如果在收汇之日还不能确定发票抬头的，应选择最有可能的客户名称。随着公司的外贸管理软件的进一步推广，我们就可以在公司的局域网上完成这部分工作。

    认完了收汇，接下来就是给工厂支付货款了。支付货款之前，工厂必须开具增值税发票，以及出口货物专用的税收缴款书，并送达财务部，进行发票审定，确认准确无误后，再填制货款审批单，并携带以前作好的成本跟单核算表，经有关主管经理签字后，到资金调度部办理付款。公司实行的是多重审批制度，具体审批权限、责任请大家参见集团公司的内部会计控制的关于货币资金的有关规定。

    在资金调度这一块还有一个比较突出的问题就是个人暂借款、特别是业务员出差时的暂借现金，在出差回来之后没有及时结算，直到半年结算、甚至年终结算的时候，才一次报销结算。有时一个业务员一次的报销凭证就能装订成我们财务部的一本凭证，又乱又容易出错。其实这样拖沓对业务员自己也不好，因为大家往往把这些报销的发票和一些文件资料一起放在抽屉里，在大家翻看资料的时候很容易丢失，造成部分费用不能报销。所以，希望大家在出差回来后，一个礼拜内把费用报销掉。如果不及时结清出差暂借款，在下次出差时就不予暂借。

    接下来就是经营核算环节了。在这个环节最突出的问题就是销售发票送达的迟滞问题。现在有部分业务员因无法退税而使手中滞留了一部分应送达财务作帐的销售发票，导致帐务无法结清，这就在帐面上体现为该工厂欠我们公司货款，其实该笔货物已经出口，也开具了发票。所以该笔业务的收款、付款都已经发生，只欠销售发票来进行销售环节的处理。有些业务员有这样的误区，以为收款、付款环节完成就认为该笔业务已经完成，然而他们忽略了财务上利润体现最重要的一点——销售收入应该在开具发票后在帐务上予以体现。

    该环节还有一个问题就是增值税发票的审定问题。其实财务部门经常会把我们对业务部门的一些要求，尤其是税务局对增值税发票、专用缴款书、报关单的要求都有成文的通知发给各业务部门。主要目的是为了让我们的业务部门作好对增值税发票的第一把关。因为工厂的增值税发票第一时间是交到业务部门手里，这时业务部门就应该对发票进行审核，发现问题及时改正。如果等送到财务才发现问题的话，可能就会对该笔业务造成不必要的损失。

    最后是出口退税环节。我们的工作是申报出口退税的过程，在此过程中，我们对报关单、发票等都有要求，具体参见对增值税发票、报关单具体要求的通知以及出口发票（一式八联）使用须知。此外还有海关、税务部门的一些要求，具体如下：

    1、因海关和税务局均以FOB出口美元金额统计及计算，各业务员必须保持与他们一样的统计口径。如计算增值税发票的开票金额时，按FOB金额乘以汇率来计算，而不应拿C&F或CIF金额直接来计算开票金额，否则导致亏损，就会造成退税额的减少或不能退税。
    2、根据税务局要求，每年年初（1月份）要清算上年度出口的退税情况。
    A、各业务员按报关单上右上角的“出口日期”统计各自的上年度出口发票笔数，并登记相应的开票金额，以便计算每笔出口的退税额与财务核对。
    B、因清算时要统计上年度已出口未申报退税的出口发票明细及未申报退税的退税额，所以平时各业务员要保留每笔报关单的复印件，以便清算时采集到相关数据，如“商品名称”，“商品代码”，“FOB出口美元金额”，“出口日期”等。特别是“商品代码”和“FOB出口美元金额”。因为有时业务员按“CIF”或“C&F”报关，而海关会自动折算成“FOB”金额，故要保留报关单复印件。
    C、因税务局清算时的统计口径是：出口日期按报关单上右上角的“出口日期”，而不是“申报日期”和报关单右下角的“签发日期”；出口美元金额按报关单上“FOB金额统计。所以，各业务员平时统计的时候一定要保持与税务局的口径一致。
    3、上年度出口的货物，按税务局的惯例规定，本地企业每年的三月底前要开具增值税，外地企业要在一月份开具增值税发票。本地企业开具的缴款书一般要在二个月后有信息，外地企业开具的缴款书一般要在三个月后有信息。因为只有通过缴款书的信息，报关单的海关信息，核销单的外管局信息，才可以申报。上年度出口的发票号码，必须在本年的5月底前完成核销，否则，截止最后退税申报日期，仍无核销单信息，就无法退税。

主讲人：陈晓瑜
2003年8月15日